A.PENDAHULUAN.
SEJARAH PERKEMBANGAN STANDARD
STANDART ISO 9000 sendiri terus disempurnakan. Model ISO 9001 yang saat ini berlaku adalah versi tahun 2000 yang merupakan hasil penyempurnaan dari versi 1994 oleh Komisi Teknik (TC- 176). Inti dari revisi ini adalah merobah ISO 9000 versi 1987 yang lebih fokus pada kesesuaian sistem dengan dasar 20 klausul (clause base), menjadi Sistem Manajemen berbasis proses (process base) yang lebih fleksibel terhadap modifikasi untuk menjamin kepuasan pelanggan. Perubahan mendasar yang dilakukan pada ISO 9001 versi 2000 ini adalah pada struktur klausulnya yang disederhanakan dari 20 elemen menjadi 5 elemen utama, ditiadakannya ISO 9002 dan ISO 9003, adanya sistem peng- ukuran kepuasan pelanggan, dibukanya saluran komunikasi pelanggan, pengukuran sistem kinerja, pengukuran out- put, item untuk review manajemen yang lebih baik, dan dipergunakannya audit internal sebagai rekomendasi proses im- provement. Fokus utama standard ISO 9000 : 2000 adalah Customer Focus dan Continual Improvement. Selain itu, ISO 9000 : 2000 juga memiliki 8 (delapan) prinsip untuk menjamin pelaksanaan yang efektif di perusahaan, yaitu : Kepemimpinan, Kepuasan Pelanggan, Keterlibatan Karyawan, Perbaikan Terus-Menerus, Pendekatan Proses, Pendekatan Sistem untuk Manajemen, Pengambilan Keputusan Berdasarkan Fakta dan Hubungan yang Saling Memberi Manfaat dengan Pemasok.
B . STRUKTUR DOKUMEN ISO 9000 : 2000
Dalam Standard ISO 9000 telah ditetapkan aturan bahwa perusahaan yang ingin mengimplementasikannya harus mendokumentasikan proses dan aktivitas bisnisnya, yang terdiri dari proses inti (core process), proses pendukung (support process) dan pendokumentasian proses-proses yang dipersyaratkan dalam Standard ISO 9000 (mandatory procedure), yaitu: Dokumen Tingkat I, yaitu Pedoman mutu berisi Garis garis besar kebijakan perusahaan yang terdiri dari Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Rencana Mutu, Sejarah Perusahaan, Struktur Organisasi, Ruang Lingkup Impelementasi ISO, Klausul Pengecualian, Deskripsi Pekerjaan, dan Daftar Distribusi Dokumen ISO. Dokumen Tingkat II, Prosedur Mutu adalah dokumen yang berisi langkah- langkah proses aktivitas yang meliputi aktivitas lintas departemen atau lintas fungsi. Struktur isi prosedur mutu umumnya terdiri dari : Tujuan, Ruang Lingkup, Definisi, Dokumen Pendukung, Uraian Prosedur, Catatan Mutu, Kriteria Keberhasilan dan Catatan Perubahan atas Dokumen. Dokumen Tingkat III, Standard Operating Pro- cedure dan Instruksi Kerja [work instructions] adalah dokumen yang berisi langkah-langkah teknis dari suatu aktivitas untuk pelaksanaan dan atau pengoperasian peralatan teknis, pengisian formulir dan hal-hal lain yang meliputi lingkup pekerjaan teknis. Esensi dari revisi itu tidak lain adalah untuk:
(1) Menciptakan ketaha-nan organisasi (organizational resilience) yang memampukan organisasi dalam meng-hadapi kesulitan, kondisi krisis dan turbulensi bisnis;
(2) Menyesuaikan perubahan ling-kungan (conducive en- vironment) dengan penerapan, model operasi yang adaptif;
(3) Keseimbangan kinerja (balanced performance) dengan dukungan manusia unggulan dan strategi proses yang efektif;
(4) yang paling utama adalah untuk menciptakan suatu Open System dari organisasi bisnis terkait dengan l i n g k u n g a n pemilik yang banyak (multiple proprietary environment) yaitu konsumen indiv i d u a l , konsumen industri, masyarakat, shareholder, stakeholder dan terutama pelanggan. Open system tersebut mencakup pula sistem saran, sistem operasi, sistem komunikasi, ruang diskusi, media inovasi dan sistem informasi yang lebih efektif yang me-mampukan orgsnidsdi untuk menangkap setiap peluang baru secara proaktif, mengkaji permintaan pasar secara efektif, mengelola hubungan jangka panjang secara proaktif dan mengakomodasi kebutuhan konsumen secara adaptif.
1. Pengendalian Dokumen………….. diatur dalam klausul 4.2.3
2. Pengendalian Catatan Mutu …..... diatur dalam klausul 4.2.4
3. Audit Internal …………………......... diatur dalam klausul 8.2.2
4. Pengendalian Produk Tidak Sesuai.. diatur dalam klausul 8.3
5. Tindakan Koreksi………………….... diatur dalam klausul 8.5.2
6. Tindakan Pencegahan …………… diatur dalam klausul 8.5.3
L E V E L 1 : P E D O M A N M U T U [ Q U A L I T Y M A N U A L ]
II. LEVEL 2 : P R O S E D U R M U T U [ Q U A L I T Y P R O C E D U R E ]
III. LEVEL 3 : I N S T R U K S I K E R J A [ W O R K I N S T R U C T I O N ]
C. F O R M U L I R S T A N D A R D O P E R A T I N G P R O C E D U R E
STRUKTUR DOKUMEN ISO 9000 : 2000
Sebuah sistem standard pada umumnya akan memiliki tingkatan tertentu yang menunjukkan derajat kepen- tingan dan derajat ekspektasi- nya bagi konsumen (level of preference) dari konsumen.
Level pertama adalah sistem standart generik, yaitu standart umum yang sudah harus ada dan diterapkan dalam setiap organisasi.
Level kedua berupa standart expected, yaitu standart - standart tertentu yang diterapkan perusahaan karena standart itu menjadi harapan konsumen.
Ketiga adalah satandar aughmented, yaitu standar tentang hal-hal lain yang jika diterapkan perusahaan, niscaya konsumen akan memilih produk kita dibanding produk pesaing. Standar ini menjadi nilai "unik" yang membedakan bisnis kita dengan pesaing. Standart keempat adalah potential, yakni standar - standart yang diterapkan perusahaan karena berdasarkan survey teridentifikasi sebagai hal-hal yang diharapkan konsumen (cus tomer perceived value on the future) di masa datang.
ASPEK – ASPEK PENTING YANG OERLU DIPERHATIKA, YAITU SEBGAI BERIKUT :
Aspek finansial adalah
salah satu faktor yang harus dipertimbangkan dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9000. Pertimbangan yang di- maksud ada dua hal:
1.Peningkatan kinerja internal. Penerapan ISO 9000 harus menjadi stimulus untuk perbaikan proses operasi, rantai nilai dan sistem kerja organisasi. Sejauh pengamatan penulis, aspek yang satu ini masih luput dari kajian dan analisis manajemen. Banyak perusahaan klien penulis yang menerapkan sertifikat ISO 9000 dengan tujuan untuk memperoleh label global recognized, agar tidak ketinggalan trend, tanpa pernah memperhitungkan cost benefit. Yang ideal, perolehan sertifikat ISO 9000 seharusnya diikuti efisiensi aktivitas operasi dan reduksi overhead cost secara signifikan, karena dengan terdokumentasinya setiap aktivitas orgsnisasi dalam quality manual, sys- tem level procedure, procedure, work instruction dan process control activities, setiap proses produksi dan proses operasi adalah proses yang bernilai tambah, sekaligus mereduksi proses tak bernilai tambah yang tidak efisien dan tidak efektif.
2.peningkatan kinerja eksternal. Biaya yang dikeluarkan untuk pengembangan dan sertifikasi sistem mutu masih dianggap sebagai biaya promosi atau biaya pemasaran. Jarang sekali perusahaan yang memasukkan biaya sertifikasi ISO dalam pos biaya investasi. Akibatnya, orientasi karyawan dalam bekerja tidak sepenuhnya dijiwai oleh semangat ISO itu sendiri. Padahal perolehan dan penerapan sertifikat ISO seharusnya dapat memicu perolehan pendapatan perusahaan yang lebih tinggi karena terjadinya proses improvement dalam sistem kerja, sistem operasi, sistem koordinasi dan sistem pembentukan budaya kerja perusahaan yang lebih baik.
Terdapat tiga pendekatan untuk mengukur efektifitas sistem mutu secara finansial:
1.Pertama, Pendekatan Biaya Mutu.
Pendekatan ini akan menghitung biaya yang berkaitan dengan mutu produk (barang atau jasa), baik secara internal maupun eksternal perusahaan. Elemen biaya internal meliputi biaya untuk tindakan pencegahan dan biaya untuk verifikasi, pengujian dan inspeksi. Biaya yang disebabkan oleh hal-hal tersebut di atas dapat dipostingkan dalam biaya investasi. Elemen biaya internal lainnya adalah biaya kegagalan produk sebelum diserahkan kepada pelanggan, seperti biaya pengerjaan ulang (rework), verifikasi ulang, cetak ulang dan lain sebagainya. Elemen biaya eksternal meliputi biaya yang timbul karena produk yang dikirim tidak sesuai dengan persyaratan sehingga menimbulkan biaya-biaya lain seperti perbaikan, penggantian dan revisi. Semua biaya kegagalan baik internal maupun eksternal harus dihitung sebagai biaya kerugian. Dalam ISO 9001 versi tahun 2000, pendekatan biaya mutu diatur dalam elemen:
7.3.2. Design and de- velopment Inputs,
7.3.3. Design and development Outputs,
7.3.4. Design and development Review,
7.3.5. De- sign and development Verification,
7.3.6. Design and development Validaton.
2.Kedua, Pendekatan Biaya Proses.
ISO 9001 versi tahun 2000 yang mem- beri penekanan pada process base, berisi pedoman pokok untuk melakukan analisis biaya berdasarkan proses. Berdasarkan proses operasi, biaya yang timbul dapat dikelompokkan menjadi dua macam: Biaya kesesuaian dan Biaya ketidaksesuaian. Biaya kesesuaian adalah biaya yang dibutuhkan untuk memenuhi semua persyaratan pelanggan (customer requirements) dan biaya ketidaksesuaian adalah biaya yang timbul karena terjadinya kegagalan pada proses yang
berakibat pada timbulnya scrap, rework dan reject. Dalam ISO 9001 versi 2000 pen- dekatan biaya proses itu terakomodasi dalam elemen-elemen:
7.4.1. Purcha- sing Information,
7.5.4. Handling, packaging, storage, preservation and delivery,
8.5.2. Corrective action,
8.5.3 Preventive action.
Pendekatan biaya proses esensinya adalah bagaimana perusahaan mampu mengelompokkan biaya-biaya menjadi dua jenis akibat timbulnya kesesuaian dan ketidaksesuaian yang terjadi pada saat proses produksi berlangsung.
3.Pendekatan Biaya
Kegagalan. Pendekatan ini memfokuskan pada biaya yang ditimbulkan karena adanya kegagalan internal maupun eksternal karena terjadinya mutu produk yang tidak sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan, baik produk yang terlihat (tangible) maupun tak terlihat (intangible). Biaya ini harus diperhitungkan dengan cermat mengingat kaitan ke belakangnya yang berdampak signifikan terhadap reve-nue perusahaan. Salah satu jenis kegagalan eksternal yang intangible adalah hilangnya loyalitas pe- langgan. Sedangkan kegagalan internal yang intangible dapat berakibat antara lain penurunan efisiensi kerja karena terjadinya pengerjaan ulang (rework). ISO 9001 versi 2000 mengatur klausula untuk sistem pendekatan biaya kegagalan ini pada elemen 8.3. Control of Nonconformity.
PENUTUP
Untuk implementasi Standard ISO 9000 di Suatu Perusahaan sebaiknya senantiasa dilakukan pengkajian dari sisi finansial. Cost and benefit dikalkulasi melalui analisis finansial secara periodik, sehingga diperolehnya sertifikat ISO seri 9000, dapat bermanfaat bagi manajemen untuk melakukan evaluasi internal secara berkesinambungan. Hal itu juga sesuai dengan prinsip dasar ISO "continuous improvement". Di samping itu, dengan kajian aspek finansial secara berkala ini akan memberikan nilai tambah lain berupa:
• Memudahkan pelaksanaan evaluasi terhadap kecukupan dan efektivitas sistem mutu dari segi finansial (cost and benefit analysis).
• Memudahkan identifikasi terhadap area-area tertentu yang membutuh- kan perhatian dan peningkatan (critical area analysis).
• Memudahkan dalam penetapan sasaran mutu dan anggaran biaya untuk masa-masa yang akan datang (company value analysis).
DAFTAR PUSTAKA
Standard ISO 9001:2000, International Organization for Standardization, Geneve, Swiss Jain,S.C. (1989), “Standardization of International Marketing Strategy:Some
Research Hyphotheses,”
Journal of Marketing, 53 (January), 70-79 Leanidou, L.C. (1996),”Product Standardization or Adaptation: The Japanese Approach,” Journal of Marketing Practice: Applied Marketing Science 2(4), 53-71.
Ohmae, Kenichi (2002), “The Invisible Continents,” in (2002) Global Marketing Management Cases and Readings, 3rd edition. R.D Buzzel, J.A. Quelch, and C.A. Bartlett, eds. USA: Addison - Wesley, 53-68.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar